1. KTO JEST ADMINISTRATOREM DANYCH I JAK SIĘ Z NAMI SKONTAKTOWAĆ

1.1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest:

FLEX WEAR sp. z o.o.
Adres biura, magazynu zwrotów i wysyłek: ul. Nad Potokiem 6/16, 30-658 Kraków, Polska
KRS: 0001210410
NIP: 6793350932
REGON: 543458862

1.2. Kontakt w sprawach danych osobowych

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych osobowych (w tym realizacją praw) można kontaktować się z nami:

• E-mail: bok@vibello.pl
• Telefon: +48 575 629 124
• Formularz kontaktowy i dane dodatkowe: https://vibello.pl/kontakt-z-nami/

Obsługa standardowo realizowana jest w dni robocze w godzinach 8:00–16:00. Zgłoszenia dotyczące danych osobowych przyjmujemy również poza tymi godzinami,
natomiast odpowiedź może zostać udzielona w godzinach pracy BOK.

1.3. Inspektor Ochrony Danych

Jeżeli nie powołaliśmy Inspektora Ochrony Danych, wszelka komunikacja w sprawach RODO odbywa się poprzez kanały wskazane powyżej.
Jeśli Inspektor zostanie powołany, zaktualizujemy Politykę i udostępnimy jego dane kontaktowe w Serwisie.

2. DO KOGO JEST SKIEROWANA POLITYKA I JAKIE SYTUACJE OBEJMUJE

Polityka dotyczy przetwarzania danych osobowych:

• osób odwiedzających Serwis,
• Klientów składających zamówienia (Konsumenci, Przedsiębiorcy, Przedsiębiorcy na prawach konsumenta),
• osób kontaktujących się z nami (telefonicznie, e-mailowo, przez formularze),
• użytkowników posiadających Konto: https://vibello.pl/moje-konto/
• osób zapisanych do Newslettera (jeżeli dotyczy).

Polityka ma charakter informacyjny i operacyjny: wskazuje cele, podstawy prawne, kategorie danych, odbiorców, okresy przechowywania,
a także prawa przysługujące osobom, których dane dotyczą.

3. DEFINICJE (NA POTRZEBY POLITYKI)

• Administrator – FLEX WEAR sp. z o.o. wskazana w pkt 1.1.
• Dane osobowe – informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej.
• Klient – osoba lub podmiot korzystający ze Sklepu, w tym składający zamówienie.
• Konto – konto użytkownika umożliwiające m.in. podgląd zamówień i danych (jeżeli funkcjonalność jest aktywna).
• Newsletter – usługa polegająca na przesyłaniu informacji handlowych/marketingowych lub informacyjnych (jeżeli aktywna), świadczona drogą elektroniczną.
• Odbiorca – podmiot, któremu ujawniane są dane (np. przewoźnik, operator płatności).
• Podmiot przetwarzający – podmiot przetwarzający dane w imieniu Administratora na podstawie umowy (np. dostawca systemów IT).
• RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (GDPR).
• Serwis/Sklep – vibello.pl.
• Trwały nośnik – nośnik umożliwiający przechowywanie informacji w sposób umożliwiający dostęp do niej w przyszłości (np. e-mail).

4. JAKIE DANE PRZETWARZAMY (KATEGORIE DANYCH)

4.1. Dane podawane przy zamówieniu

• dane identyfikacyjne i kontaktowe (np. imię i nazwisko, e-mail, numer telefonu),
• dane adresowe do dostawy (np. ulica, numer, kod, miejscowość, kraj),
• dane transakcyjne (np. szczegóły zamówienia, wybrany wariant/rozmiar, kwoty, statusy realizacji),
• dane do dokumentów sprzedaży (paragon; w razie żądania faktury – dane firmy i NIP).

4.2. Dane konta (jeżeli zakładasz Konto)

• dane loginowe (np. e-mail),
• historia zamówień i statusy,
• ustawienia profilu w ramach dostępnych funkcjonalności.

4.3. Dane obsługowe (kontakt, reklamacje, zwroty, wymiany)

• treść korespondencji i zgłoszeń,
• dane niezbędne do identyfikacji zamówienia i realizacji żądania,
• dane związane z przebiegiem procesu (np. terminy, decyzje, potwierdzenia, numer przesyłki).

4.4. Dane techniczne i analityczne

• adres IP, identyfikatory urządzenia/przeglądarki, logi serwera,
• informacje o aktywności w Serwisie (np. zdarzenia, kliknięcia), w zakresie opisanym w Polityce plików cookies: https://vibello.pl/polityka-cookies/

4.5. Dane Newslettera (jeżeli korzystasz)

• adres e-mail,
• informacje o statusie zgody i preferencjach (np. zapis/ wypis),
• techniczne dane dostarczenia wiadomości (np. logi wysyłki) – zależnie od rozwiązania, z którego korzystamy.

5. CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA

5.1. Zawarcie i wykonanie umowy (zamówienie, dostawa, kontakt transakcyjny)

Przetwarzamy dane, aby przyjąć zamówienie, zawrzeć i wykonać umowę sprzedaży, obsłużyć płatność, przygotować i dostarczyć przesyłkę,
przekazać komunikaty transakcyjne (np. potwierdzenia, statusy).

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy lub działania przed zawarciem umowy).

5.2. Obowiązki prawne (rachunkowość, podatki, rozliczenia)

Przetwarzamy dane, aby realizować obowiązki wynikające z przepisów (np. dokumenty sprzedaży, ewidencje, rozliczenia).

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).

5.3. Zwroty, wymiany, reklamacje, dochodzenie i obrona roszczeń

Przetwarzamy dane w celu obsługi zwrotów, wymian i reklamacji, a także w celu zabezpieczenia dowodowego, dochodzenia roszczeń
lub obrony przed roszczeniami.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora).

5.4. Kontakt i obsługa zapytań

Jeżeli kontaktujesz się z nami (telefon/e-mail/formularz), przetwarzamy dane, aby obsłużyć sprawę, udzielić odpowiedzi i prowadzić korespondencję.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes – obsługa zapytań) lub art. 6 ust. 1 lit. b RODO (jeżeli kontakt dotyczy umowy).

5.5. Konto Klienta

Jeżeli tworzysz Konto, przetwarzamy dane w celu świadczenia usługi elektronicznej Konta i zapewnienia dostępu do funkcjonalności.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

5.6. Newsletter i komunikacja marketingowa (jeżeli dotyczy)

Jeżeli zapisujesz się do Newslettera, przetwarzamy dane w celu wysyłki treści w ramach Newslettera, zarządzania subskrypcją
i dokumentowania statusu zgód (compliance).

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes – wykazanie legalności działań).

Zgoda na Newsletter jest dobrowolna i może być cofnięta w dowolnym momencie (np. link wypisu w wiadomości lub kontakt z BOK),
bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania sprzed cofnięcia zgody.

5.7. Cookies, analityka i narzędzia wspierające pomiar

W Serwisie stosujemy mechanizmy zarządzania zgodami (Cookie-Script, cookie-script.com) oraz rozwiązania wspierające kontrolę zgód w odniesieniu do tagów i skryptów,
w zakresie opisanym w Polityce plików cookies: https://vibello.pl/polityka-cookies/

Podstawy prawne: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda – gdy wymagana) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes – utrzymanie bezpieczeństwa, statystyka techniczna),
z uwzględnieniem zasad wynikających z przepisów dotyczących komunikacji elektronicznej.

6. KOMU UJAWNIAMY DANE (ODBIORCY I PODMIOTY PRZETWARZAJĄCE)

Dane ujawniamy wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów opisanych w Polityce, w szczególności:

6.1. Płatności i rozliczenia (bez operatora płatności)

W Sklepie nie korzystamy z operatora płatności typu „bramka płatnicza”. W przypadku płatności przelewem tradycyjnym dane związane z płatnością
są przetwarzane w ramach infrastruktury bankowej Klienta oraz Sprzedawcy (w tym w szczególności dane identyfikujące przelew, takie jak tytuł przelewu,
data i kwota) – w zakresie niezbędnym do zaksięgowania i przypisania płatności do Zamówienia.

Rachunek do wpłat (NestBank): PL68187010452078108884410001

W przypadku płatności za pobraniem (COD) rozliczenie następuje przy odbiorze przesyłki u kuriera InPost, a dane mogą być przetwarzane w zakresie
niezbędnym do realizacji usługi pobrania i rozliczenia jej z Sprzedawcą.

6.2. Przewoźnicy i logistyka

W zakresie realizacji dostaw dane mogą zostać przekazane przewoźnikom (np. InPost, DPD) w zakresie koniecznym do nadania i doręczenia przesyłki
(np. imię i nazwisko, adres, numer telefonu/e-mail – jeśli wymagany do awizacji).

6.3. Partner realizacyjny (model dropshipping)

W związku z realizacją zamówień w modelu dropshipping dane mogą zostać przekazane partnerowi realizacyjnemu (hurtowni) w zakresie niezbędnym do
przygotowania i wysyłki zamówionych produktów (np. dane adresowe, informacje o produkcie i wariancie). Partner działa w ramach ustalonego modelu operacyjnego,
przy czym odpowiedzialność kontraktowa wobec Klienta pozostaje po stronie Administratora jako Sprzedawcy.

6.4. Dostawcy usług IT i infrastruktury

Korzystamy z dostawców usług IT (np. hosting, poczta e-mail, systemy utrzymania i bezpieczeństwa, narzędzia wspierające obsługę Klienta),
którzy mogą przetwarzać dane w naszym imieniu na podstawie umów powierzenia przetwarzania – w zakresie i celu wskazanym przez Administratora.

6.5. Podmioty uprawnione

Dane mogą zostać ujawnione podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa (np. organy publiczne) – wyłącznie w zakresie wymaganym prawem.

7. PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EOG (JEŚLI WYSTĘPUJE)

Co do zasady przetwarzamy dane w Europejskim Obszarze Gospodarczym (EOG).
Jeżeli jednak korzystamy z dostawców technologii, których infrastruktura lub wsparcie obejmuje państwa spoza EOG,
przekazanie danych może nastąpić wyłącznie z zastosowaniem mechanizmów przewidzianych w RODO,
w szczególności: decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych (SCC) oraz dodatkowych środków bezpieczeństwa.

Szczegóły dotyczące technologii cookies i narzędzi (w tym ewentualnych transferów) opisujemy w Polityce plików cookies:
https://vibello.pl/polityka-cookies/

8. JAK DŁUGO PRZECHOWUJEMY DANE (RETENCJA)

Przechowujemy dane wyłącznie przez okres niezbędny do realizacji celów, a następnie – przez okres wynikający z przepisów
lub do czasu upływu terminów przedawnienia roszczeń. W praktyce oznacza to w szczególności:

• Zamówienia i rozliczenia: przez okres wymagany przepisami rachunkowo-podatkowymi (co do zasady liczony w latach od zakończenia roku rozliczeniowego).
• Konto Klienta: przez czas posiadania Konta; po usunięciu Konta – dane mogą zostać ograniczone do minimum i przechowywane w zakresie niezbędnym do rozliczeń i obrony roszczeń.
• Zwroty, wymiany, reklamacje: przez czas obsługi sprawy, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń.
• Korespondencja: przez okres niezbędny do obsługi sprawy oraz dla celów dowodowych (w zależności od charakteru sprawy).
• Newsletter: do czasu wypisania się/cofnięcia zgody lub zakończenia usługi; dane dowodowe zgód – przez okres umożliwiający wykazanie legalności.
• Dane techniczne/logi: przez okres uzasadniony względami bezpieczeństwa i diagnostyki (np. wykrywanie nadużyć, awarii), zgodnie z naszymi procedurami.

9. TWOJE PRAWA W ZWIĄZKU Z PRZETWARZANIEM DANYCH

Osobie, której dane dotyczą, przysługują prawa wynikające z RODO, w szczególności:

• prawo dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii,
• prawo sprostowania (poprawienia) danych,
• prawo usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”) – w przypadkach przewidzianych prawem,
• prawo ograniczenia przetwarzania,
• prawo przenoszenia danych – gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany,
• prawo sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie (w tym wobec marketingu bezpośredniego),
• prawo cofnięcia zgody – w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem działań sprzed cofnięcia,
• prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego.

9.1. Jak realizujemy prawa

W celu realizacji praw prosimy o kontakt poprzez: bok@vibello.pl.
Dla bezpieczeństwa możemy poprosić o dodatkowe informacje umożliwiające identyfikację osoby składającej wniosek (minimalizacja ryzyka wydania danych osobie nieuprawnionej).

Co do zasady udzielamy odpowiedzi bez zbędnej zwłoki, nie później niż w terminie 1 miesiąca od otrzymania żądania.
Termin ten może zostać przedłużony w uzasadnionych przypadkach (np. złożoność żądania) – zgodnie z RODO – o czym poinformujemy.

9.2. Skarga do Prezesa UODO

Jeżeli uznasz, że przetwarzanie Twoich danych narusza przepisy, masz prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

10. CZY PODANIE DANYCH JEST OBOWIĄZKOWE

Podanie danych jest:

• niezbędne do złożenia i realizacji zamówienia (bez danych nie jesteśmy w stanie zawrzeć i wykonać umowy),
• niezbędne do wystawienia faktury (jeżeli żądasz faktury – wymagane są dane firmowe i NIP),
• dobrowolne w przypadku Newslettera (jeżeli dotyczy) oraz zgód marketingowych,
• warunkowe dla części technologii cookies – zależnie od wyborów w panelu zgód (szczegóły w Polityce plików cookies: https://vibello.pl/polityka-cookies/).

11. PROFILOWANIE I ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI

Możemy korzystać z narzędzi analitycznych i marketingowych opartych o identyfikatory online (cookies/technologie podobne),
które umożliwiają mierzenie skuteczności działań oraz ulepszanie Serwisu, a także dopasowanie komunikacji – wyłącznie w zakresie i na zasadach
określonych w Polityce plików cookies: https://vibello.pl/polityka-cookies/

Nie podejmujemy wobec Klientów decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne
lub w podobny sposób istotnie wpływały na sytuację Klienta, chyba że poinformujemy o tym odrębnie i zapewnimy wymagane prawem gwarancje.

12. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH

Stosujemy rozwiązania organizacyjne i techniczne adekwatne do ryzyk przetwarzania, w tym m.in.:

• szyfrowanie połączenia (SSL) dla transmisji danych,
• kontrole dostępu i ograniczenie uprawnień,
• procedury w zakresie obsługi incydentów i ciągłości działania,
• minimalizację danych (przetwarzamy to, co jest niezbędne do celu).

13. SPRZEDAŻ POZA POLSKĘ I PRZETWARZANIE DANYCH W ZWIĄZKU Z DOSTAWĄ

Aktualnie standardowa sprzedaż prowadzona jest na terytorium Polski. Sprzedaż poza Polskę (w tym do państw UE) może być realizowana
po wcześniejszym kontakcie i uzgodnieniu warunków. W takiej sytuacji przetwarzamy dane niezbędne do realizacji dostawy na wskazany adres,
w tym dane adresowe oraz kontaktowe, oraz przekazujemy je podmiotom realizującym dostawę – w zakresie koniecznym do wykonania umowy.

W przypadku sprzedaży transgranicznej szczegóły organizacyjne (koszty i termin dostawy) potwierdzamy na trwałym nośniku (np. e-mail),
a zasady przetwarzania danych pozostają zgodne z niniejszą Polityką.

14. POSTANOWIENIA KOŃCOWE I AKTUALIZACJE POLITYKI

Polityka może podlegać aktualizacjom, jeżeli zmienią się procesy, narzędzia, wymogi prawne lub zakres usług.
Aktualna wersja dokumentu dostępna jest w Serwisie pod adresem: https://vibello.pl/polityka-prywatnosci/

Dodatkowe materiały informacyjne (adresy):

• Polityka plików cookies: https://vibello.pl/polityka-cookies/
• RODO Klauzula informacyjna: https://vibello.pl/klauzula-informacyjna-rodo/
• Kontakt z nami: https://vibello.pl/kontakt-z-nami/