1) ADMINISTRATOR DANYCH

Administratorem danych osobowych jest:

FLEX WEAR sp. z o.o.
Adres biura, magazynu zwrotów i wysyłek: ul. Nad Potokiem 6/16, 30-658 Kraków, Polska
KRS: 0001210410  |  NIP: 6793350932  |  REGON: 543458862

Kontakt w sprawach danych osobowych:

• E-mail: bok@vibello.pl
• Telefon: +48 575 629 124
• Strona kontaktowa: Kontakt z nami

Godziny obsługi: poniedziałek–piątek, 8:00–16:00 (zamówienia można składać 24/7).

2) INSPEKTOR OCHRONY DANYCH

Jeżeli nie powołaliśmy Inspektora Ochrony Danych (IOD), w sprawach RODO prosimy o kontakt bezpośrednio z Administratorem
poprzez kanały wskazane w pkt 1. W przypadku powołania IOD opublikujemy jego dane kontaktowe w Serwisie.

3) JAKIE DANE PRZETWARZAMY

W zależności od kontekstu przetwarzamy w szczególności:

• dane identyfikacyjne i kontaktowe: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu,
• dane adresowe: adres dostawy (ulica, numer, kod, miejscowość, kraj),
• dane transakcyjne: szczegóły zamówienia (produkty, warianty/rozmiary, kwoty, statusy),
• dane do dokumentów sprzedaży: paragon; przy fakturze – dane firmy i NIP (gdy Klient żąda faktury),
• dane obsługowe: treść korespondencji, zgłoszeń zwrotów/wymian/reklamacji,
• dane techniczne: np. adres IP, logi serwera, identyfikatory cookies (w zakresie opisanym w Polityce cookies).

4) CELE I PODSTAWY PRAWNE PRZETWARZANIA

4.1. Złożenie zamówienia i wykonanie umowy sprzedaży

Cel: przyjęcie zamówienia, zawarcie i realizacja umowy, komunikacja transakcyjna, obsługa statusów, przygotowanie wysyłki i dostawy.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy / działania przed zawarciem umowy).

4.2. Płatności i rozliczenia

Cel: obsługa płatności (potwierdzenia, księgowanie wpłat, rozliczenia), przeciwdziałanie nadużyciom rozliczeniowym,
obsługa zwrotów płatności.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes: bezpieczeństwo rozliczeń i ograniczanie nadużyć).

Formy płatności stosowane w Sklepie (uwarunkowania operacyjne):

• Przelew tradycyjny na konto (NestBank):
  PL78187010452078107900950004 – w tym zakresie przetwarzane mogą być dane widoczne w przelewie (np. tytuł przelewu zawierający numer zamówienia,
  data i kwota), wyłącznie w celu identyfikacji wpłaty i realizacji umowy.
• Pobranie gotówkowe u Kuriera InPost (COD):
  w tym zakresie przetwarzamy dane niezbędne do realizacji dostawy i rozliczenia pobrania; część danych może być przetwarzana przez przewoźnika
  w związku z obsługą usługi pobrania.

4.3. Obowiązki prawne Administratora

Cel: realizacja obowiązków wynikających z przepisów (np. podatkowych i rachunkowych), prowadzenie wymaganej dokumentacji.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).

4.4. Zwroty, wymiany, reklamacje oraz obsługa roszczeń

Cel: obsługa odstąpienia od umowy, wymiany, reklamacji (niezgodność towaru z umową), a także ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes: obsługa i ochrona prawna).

4.5. Kontakt i obsługa zapytań

Cel: udzielenie odpowiedzi na pytania, prowadzenie korespondencji, zapewnienie ciągłości obsługi Klienta.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes: obsługa komunikacji) lub art. 6 ust. 1 lit. b RODO (gdy dotyczy umowy).

4.6. Konto Klienta (jeżeli aktywne i wykorzystywane)

Cel: świadczenie usługi elektronicznej Konta (logowanie, historia zamówień, zarządzanie danymi).

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

4.7. Newsletter / komunikacja marketingowa (jeżeli dotyczy)

Cel: wysyłka Newslettera, zarządzanie subskrypcją, dokumentowanie zgód (compliance), komunikacja ofertowa.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO
(uzasadniony interes: wykazanie legalności i zarządzanie zgodami).

Zgoda na Newsletter jest dobrowolna i może zostać cofnięta w dowolnym momencie (np. link wypisu w wiadomości lub kontakt z BOK).

4.8. Bezpieczeństwo Serwisu i cele techniczne

Cel: zapewnienie bezpieczeństwa (w tym wykrywanie nadużyć), utrzymanie i poprawa działania Serwisu, logi techniczne.

Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes: bezpieczeństwo i stabilność usług).

5) ODBIORCY DANYCH (KOMU MOŻEMY UDOSTĘPNIAĆ DANE)

Udostępniamy dane wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji celów. Odbiorcami mogą być w szczególności:

• przewoźnicy / firmy kurierskie: w zakresie koniecznym do dostawy oraz – jeżeli wybrano tę metodę –
  do obsługi pobrania (np. InPost, DPD),
• partner realizacyjny (dropshipping): podmiot przygotowujący wysyłkę na zlecenie Administratora
  (w zakresie danych niezbędnych do realizacji dostawy),
• dostawcy IT i infrastruktury: hosting, poczta e-mail, systemy bezpieczeństwa, narzędzia wspierające obsługę
  (jako podmioty przetwarzające),
• podmioty uprawnione: organy publiczne – wyłącznie, gdy wymagają tego przepisy.

W relacji z podmiotami przetwarzającymi stosujemy model umów powierzenia i standardy kontroli dostępu, aby zapewnić
przewidywalność procesu i ograniczenie zakresu przetwarzania do celów uzasadnionych.

6) PRZEKAZYWANIE DANYCH POZA EOG

Co do zasady przetwarzamy dane w Europejskim Obszarze Gospodarczim (EOG).
Jeżeli w ramach wykorzystywanych narzędzi (np. technologii cookies, rozwiązań infrastrukturalnych) wystąpi przekazanie danych poza EOG,
nastąpi ono wyłącznie przy zastosowaniu mechanizmów przewidzianych w RODO (np. standardowe klauzule umowne) oraz adekwatnych środków bezpieczeństwa.
Szczegóły technologiczne dotyczące cookies opisuje:
Polityka plików cookies.

7) OKRES PRZECHOWYWANIA DANYCH

Dane przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celów, a następnie – w zakresie wymaganym przez przepisy lub do czasu upływu terminów
przedawnienia roszczeń. W szczególności:

• dane zamówień i rozliczeń: przez okres wynikający z przepisów podatkowych i rachunkowych oraz dla celów dowodowych,
• dane konta: przez czas posiadania Konta (po usunięciu – w ograniczonym zakresie dla rozliczeń i roszczeń),
• dane zwrotów/wymian/reklamacji: przez czas obsługi sprawy i okresy roszczeniowe,
• dane korespondencji: przez czas niezbędny do obsługi oraz zabezpieczenia dowodowego,
• dane Newslettera: do czasu cofnięcia zgody/wypisu oraz w zakresie dowodowym – przez okres umożliwiający wykazanie legalności.

8) PRAWA OSOBY, KTÓREJ DANE DOTYCZĄ

Przysługuje Ci prawo do:

• dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych (w przypadkach przewidzianych prawem),
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych (gdy przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany),
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO (w tym wobec marketingu bezpośredniego),
• cofnięcia zgody w dowolnym momencie (jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody),
• wniesienia skargi do organu nadzorczego (Prezes UODO), jeśli uznasz, że przetwarzanie narusza przepisy.

8.1. Jak złożyć wniosek

Wnioski dotyczące realizacji praw możesz kierować na: bok@vibello.pl.
Dla bezpieczeństwa możemy poprosić o dodatkową weryfikację tożsamości (tylko w zakresie niezbędnym), aby ograniczyć ryzyko
udostępnienia danych osobie nieuprawnionej.

8.2. Termin odpowiedzi

Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki, zasadniczo w terminie do 1 miesiąca od otrzymania wniosku.
W przypadku złożonych spraw termin może zostać przedłużony zgodnie z RODO – poinformujemy o tym w toku obsługi.

9) CZY PODANIE DANYCH JEST OBOWIĄZKOWE

• Zakupy i dostawa: podanie danych jest konieczne do zawarcia i wykonania umowy (bez danych nie zrealizujemy zamówienia).
• Faktura: podanie danych firmowych i NIP jest konieczne, jeśli Klient żąda faktury.
• Kontakt: podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne, abyśmy mogli udzielić odpowiedzi (np. e-mail/telefon).
• Newsletter: podanie danych jest dobrowolne (jeżeli usługa jest aktywna); brak zgody nie wpływa na możliwość zakupów.

10) ZAUTOMATYZOWANE PODEJMOWANIE DECYZJI I PROFILOWANIE

Co do zasady nie podejmujemy decyzji wobec Klientów opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne
lub w podobny sposób istotnie wpływały na sytuację osoby.

Jeżeli w Serwisie stosowane są narzędzia analityczne/marketingowe bazujące na identyfikatorach online (cookies), zasady ich działania i zarządzania zgodami
opisuje: Polityka plików cookies.

11) ŹRÓDŁO DANYCH (GDY DANE NIE POCHODZĄ BEZPOŚREDNIO OD CIEBIE)

Zasadniczo dane otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie (np. przy zakupie, kontakcie, rejestracji Konta).
W ograniczonych przypadkach możemy otrzymać dane pośrednio, jeżeli:
(i) przesyłkę odbiera osoba wskazana przez Ciebie,
(ii) płatność realizowana jest w modelu przelewu bankowego (otrzymujemy dane i identyfikatory widoczne w potwierdzeniach/wyciągach w zakresie niezbędnym do rozliczeń),
(iii) przy płatności za pobraniem (COD) przewoźnik może przekazywać Administratorowi statusy doręczenia i rozliczenia pobrania,
(iv) dostawa realizowana jest przez przewoźnika (otrzymujemy statusy doręczenia).

12) DOKUMENTY POWIĄZANE

• Regulamin sklepu
• Polityka prywatności
• Polityka plików cookies
• Kontakt z nami
• Zwroty, wymiany i reklamacje
• Metody płatności